El diablo esta en los detalles

Leí y recorde esta frase "El diablo esta en los detalles", bueno, no sé si el diablo, pero es algo que coincide con lo que siempre le digo a mis Auditores: "En los detalles esta el secreto", que quiero decir...? pues existimos muchos Auditores, y tal vez muchos que hacen lo mismo que uno, pero quien cuida los detalles ?, pues creo que pocos, tal vez convertido al nuevo idioma del Auditor, sería el famoso "Valor agregado", que valor agregado damos a nuestro trabajo de Auditoría ?

Además de identificar los errores u omisiones respecto a las Politicas y procedimientos, tambien debemos de identificar si esas politicas y procedimientos son adecuados para ese proceso en ocasiones las circunstancias cambian y dejan de ser útiles aquellos procedimientos que en su momento fueron correctos, de igual forma, cuidemos que los procesos no esten sobreregulados sin necesidad, esto se puede identificar con la matriz de riesgos y controles.

 La matriz de riesgos y controles nos permiten identificar los riesgos calificados al menos en sus ambitos de probabilidad e impacto, en una simple calificación que pudiera ser Alto, Medio y Bajo que combinados nos puede dar una idea sobre cuales son los mas importantes, es decir, a los que les tenemos que dar una mayor atención, luego se identifican los controles relacionados a estos riesgos y al final nos va a quedar una matriz que nos puede ayudar a identificar los riesgos que tienen controles en exceso y tambien riesgos importantes que no tienen los suficientes controles o en algunos casos ninguno. Bueno, pues eso es un ejemplo de la importancia en los detalles, existen muchos pero es cuestión de idetificarlos. Saludos

Riesgos de ser Auditor

Hace varios días estaba en la Ciudad de México y platicando con un colega acerca de los riesgos que uno tiene como Auditor, ya sea externo o interno, y es un aspecto que debemos de cuidar para evitar problemas.

Un ejemplo, cuando hacemos algo simple como un arqueo de fondo fijo, yo sugiero y así lo hago, que él responsable sea el que realice el conteo, no permitir que se levante hasta terminar el mismo, y al final en el formato que utilicemos debe tener una leyenda que especifique que fueron contados en su presencia y que fueron devueltos integramente al final del mismo. Se imaginan que un Auditor sea acusado por el auditado que le robo el dinero ?, y que pasaría que tendríamos palabra vs palabra, mucho cuidado.

De igual forma otros problemas que se pueden presentar son que seamos acusados de espionaje, aquí entra la carta de requerimientos que debemos recabar firma en ella.

De igual forma cuando el Auditor sea varón debe contemplar cuando visite al Auditado si es genero femenino y observa ciertos indicadores ir acompañado de otro Auditor del genero femenino, existen casos donde a la auditada se le estaban encontrando ciertos puntos negativos, y al salir el Auditor de la oficina, esta salió gritando y con la ropa rota que la había intentado violar el Auditor el cual fue atraído con el pretexto de ver los avances de la auditoría.

Así como estos ejemplos existen otros, por ejemplo si nos prestan algún activo de la compañía, Lap Top, o cuestiones de ese estilo, mucho cuidado y tratar de evitar aunque sea con pase de salida el sacar los activos de la Compañía, conocí casos donde se acuso al Auditor de robo.

Tiene sus riesgos ser Auditor, por eso nosotros no debemos de bajar la Guardia, y siempre ser cuidadosos de que no, nos vayan a poner un cuatro.

Ustedes tienen otros ejemplos que conozcan ??

Indicadores de Medición de la Auditoria Interna

Uno de los puntos que debemos cuidar no solo en el mundo de la Auditoria Interna sino en todos los aspectos es cuidar el no caer en la Soberbia, pero bueno aqui escribimos de Auditoria así que mencionare la relación con algo que yo creo tiene que ver con la soberbia.

A veces creemos que como somos los Auditores somo infalibles y no, debemos estar cuidando que tambien estemos alineados a las buenas practicas entre otras cosas que debemos cuidar(Antes decia mejores prácticas pero ahora ya lo cambie y digo buenas practicas ).

Entonces es importante consideremos y midamos ciertos aspectos en el desempeño de Auditoria Interna, voy a mencionar algunos que yo utilizo en el departamento, pero existen o pueden medir otros aspectos que para Ustedes sean importantes, pero se tiene que hacer.

De Recursos Humanos

- Años promedio de experiencia en auditoria.
- Horas capacitación por auditor.
- Rotación de Auditores.
- Encuesta de satisfacción de personal.

De Eficacia

- Porcentaje de recomendaciones aceptadas.
- Porcentaje de observaciones repetidas.

Calidad

- Nivel de satisfacción del auditado -por encuesta.
- Cantidad de queja sobre las auditorias.

Costo/productividad

- Cantidad de auditores por cada 1000 empleados.
- Auditorias realizadas por auditor.
- Horas reales contra presupuestadas.

Informes

- Cantidad de informes de auditoria emitidos.
- Tiempor transcurrido desde la finalización del trabajo de campo hasta el informe final.

Aqui solo les doy algunas ideas, pero pueden desarollar muchos otros, por ejemplo cuanto de su gasto total del departamento es para Gastos de viaje, capacitación, etc.

Si pueden obtener datos de otros departamentos (Buenos) pueden compararse y hacer un benchmarking, seria excelente para identificar brechas y ponerse metas.

Bueno, espero esto les sirva...

saludos

Consejos para la auditoria Interna parte II

Hoy, quiero seguir con la parte II de consejos para la Auditoría Interna que se me había quedado rezagada, bueno, estas recomendaciones es relacionada con los auditados, nuestros clientes, empecemos:

1.- Realice talleres con Autoevaluación de control y riesgos.

Existe una técnica llamada Certification in Control Self-assesment, que significa algo así como Certificación en evaluación de auto control, esta "nueva" técnica se recomienda mucho para que los equipos de trabajo desarrollen su propio diagnostico en relación a los riesgos que tienen en su proceso y su correcta administración de los mismos, el Auditor es solo un facilitador y con esto se logra entender que el control interno es responsabilidad de todos además se logra un diagnostico realizado directamente por ellos, así que es mas efectivo.

2.-Marketing de la función de Auditoría Interna

Dicen que todos somos (o deberíamos) ser vendedores de nuestro propio trabajo, bueno pues haga su propia publicidad de la función, que no estemos en un sótano escondidos:

a. haga un folleto de control interno, riesgos y gobierno corporativo.

b. Haga en medida de lo que sea posible un sitio en intranet de auditoría con noticias relacionadas a los mencionados anteriormente, artículos, casos, herramientas, tips, etc.

c.-Emita un boletín mensual del departamento con noticias relevantes.

d.-Realice consultorías sin emitir imagen para "ganar" adeptos que lo vean como un consultor no como policía.

d.-Indique las diferencias entre auditoría externa e interna.

3.-Busque el enfoque en el Auditado-Cliente

Escuche a los auditados, busque entender las necesidades y como la función de Auditoría Interna puede ayudarles, demos un servicio superior a lo que comúnmente se conoce de Auditoría Interna, agreguemos valor agregado.

4.-Realice encuestas de satisfacción y obtenga retroalimentación.

Realice encuestas a los auditados que nos permitan conocer el desarrollo de nuestra función de esta forma medimos la calidad del trabajo y nos permite mejorar la calidad de las auditorías enfocándonos en las áreas las cuales podemos mejorar, además de conocer como nos ven nuestros clientes.

5.- Mantener una relación con la Gerencia y Dirección más allá del trabajo de la Auditoría.

Invierta parte del tiempo en construir una adecuada relación con las Gerencias y Directores, no se aisle, esto le ayuda a abrir puertas cuando sea necesario y obtener la confianza de los auditados para que nos soliciten ayuda.

Bueno, espero que todo esto les ayude, existen muchos Auditores por lo que también en esta función tenemos que estar diferenciados para ser unos Auditores de buen nivel.

saludos

Riesgo de Auditoria

Hola, como estan, hoy en particular quiero hablar un poco acerca de los riesgos, del riesgo total de auditoria que se compone de tres principales riesgos los cuales son:

Riesgo inherente- Este riesgo es el que existaun errror que pueda ser importante o significativo cuando se combina con otros errores encontrados durante la auditoria, suponiendo que no existen controles compensatorios relacionados. Estos riesgos inherentes existen independientemente de una auditoria y pueden ocurrir debido a la naturaleza del negocio, cuenta o proceso, es decir ya existen, es parte de la naturaleza del proceso, cuenta o negocio en cuestión.

Riesgo de control- El riesgo de que exista un error importante que no sea prevenido ni detectado oportunamente por el sistema de controles internos.

Riesgo de detección- El riesgo de un auditor que use un procedimiento inadecuado de prueba y concluya que no existen errores importantes cuando en realidad existen.

Como pueden ver el riesgo que depende del Auditor es el de detección, de ahí que debemos de ser muy cuidadosos en el diseño de nuestras pruebas, en el caso de los otros dos riesgos dependen del auditado y nuestra función es identificar adecuadalemente dichos riesgos.

Saludos

¿ Porque un auditor interno se va a otra empresa ?

Hace dos meses fue el encuentro de Auditores Internos en la ciudad de México, y uno de los expositores incluia en su presentación las siguiente pregunta y los datos obtenidos:

¿ Cual es la causa más probable de que los auditores Internos acepten una oferta laboral de otra empresa ?

Límite de oportunidades de crecimiento 42%
Inadecuado salarios y beneficios 29%
Relación con su Gerencia 10%
Falta de reconocimiento 2%
Otros 17%

Fuente: Robert Half, Managment Resources (Atlanta 2010)

Entonces, nosotros los Auditores Internos y creo que los Externos tambien, estamos muy interesados en oportunidades de crecimiento, muchas veces estamos en ciertos lugares para conocer y aprender más de esta especialización, por lo que debemos nosotros de tratar de buscar ese estudio y autoestudio y cada día ser mejor.

Esto quiero que sea más una idea para reflexionar de que siempre debemos estar buscando las buenas prácticas en lo que hacemos para estar al día, eso se vera reflejado tarde o temprano en mejores condiciones para nosotros.

saludos

Consejos para la Auditoria Interna parte I

Voy a hablar de consejos para mejorar el desempeño de un departamento de Auditoria Interna y lo hare en 2 partes, primero en la parte I hablare de las buenas practicas sobre el trabajo en equipo de Auditoria Interna.

Parte I Mejores practicas sobre el trabajo en equipo
El promover el trabajo en equipo debe ser una de las principales prioridades del Cualquier Director Ejecutivo de Auditoria Interna en la actualidad, por eso considero que me enfocare en dicho aspecto en esta parte, recuerde que el recurso mas importante es el personal.

1.- Mantenerse en contacto con el personal de su departamento

De vez en cuando haga reuniones informales con su personal al menos una vez al mes y pregunte sobre sus preocupaciones, como se les puede ayudar y asuntos relacionados con la Compañia y tambien de aspectos de la vida de cada uno que se quieran compartir.

2.-En su planeacion anual del departamento incluya las expectativas del personal del departamento.

Es importante preguntar y considerar al personal que áreas quiere desarollar y/o mejorar, es importante considerar metas, estandares y cuales son los objetivos del equipo (certificaciones, uso de tecnologia, desarollo, etc). Esto permite construir un espiritu de equipo y de entusiasmo, debido a que el personal establece metas concretas contra las cuales medir su progreso real.

3.-Siempre establezca a su personal altas expectativas de desempeño.

El celebre escritor alemán Wolfang Goethe dijo:"Trate a las personas como son, y ellas permanecerán así. Trátelas como si fuesen lo que pueden ser y las ayudara a transformarse en lo que son capaces de ser". La expectativa es una manera indirecta de lograr en el personal del departamento esquemas de conducta deseados, que funciona mediante la creación de creencias de auto-realización.

4.-Implemente un programa de aseguramiento de Calidad.

Debemos de tener un programa que asegure que los principios de calidad de la actividad de la auditoria interna se este cumpliendo y revisa periodicamente que sea eficaz. Este sistema debe ayudar a mejorar y asegurar que se tenga que cumplir con los marcos adecuados.

5.-Realice evaluaciones periodicas de desempeño

A los empleados de alto rendimiento les gusta saber lo que se espera de ellos y que se mida su desempeño, porque saben que es la unica manera de mostrar que son buenos, debemos considerar evaluaciones con asignaciones con un tiempo mayor a 40 horas.

Estos consejos si los consideran, veran que el desempeño de sus auditores se verá incrementado, o mejor aún si tú eres un Auditor, impulsa esto y aconseja a los Jefes y eso lo tomaran en cuenta, recuerda que uno como Jefe toma en cuenta mucho al Auditor Proactivo.

La proxima semana la parte II, Hasta luego.